Comment mettre en place un projet de dématérialisation de documents comptables ?
La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d'informations financières à des partenaires toujours plus nombreux.
Dans ce contexte, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages. Le traitement de l'information est accéléré, sa transmission et son archivage sont plus facilement automatisés et sécurisés.
Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque. Il est nécessaire de s'assurer que la valeur probante des documents susceptibles d'être dématérialisés, ne sera pas altérée et que les documents électroniques constitueront une preuve admissible tant pour l'administration fiscale que pour les tiers, au même titre que les documents sous forme papier.
La mise en place d'un projet de dématérialisation doit, par conséquent, s'effectuer en conformité avec les textes juridiques et fiscaux en vigueur.
Un tel projet requiert la prise en compte :
- des problématiques internes et spécifiques à chaque entreprise (1),
- du choix de la solution de dématérialisation (2),
- et enfin, du choix d'une solution d'archivage (3).
1. Les éléments à prendre en compte préalablement à la mise en place d'un système de dématérialisation des documents comptables.
La conduite d'un projet de dématérialisation des documents comptables nécessite de définir une politique de dématérialisation des documents.
A cette occasion, plusieurs questions se posent.
* Quels sont les documents comptables susceptibles d'être dématérialisés ?
Les entreprises peuvent tenir leur comptabilité sur un système informatique. Il existe de nombreux logiciels et progiciels de gestion et de comptabilité qui permettent aux entreprises de se passer du support papier.
Au plan fiscal, l'administration reconnaît que les comptabilités peuvent être informatisées et a, en conséquence, adapté sa réglementation en mettant en place un contrôle spécifique.
En outre, depuis 1991, les entreprises ont la possibilité de dématérialiser leurs factures. Sous réserve du respect de certaines conditions, ces factures dématérialisées tiennent lieu de factures d'origine.
Sont donc visées les factures de ventes et les factures d'achats permettant la déductibilité de la TVA.
Réservé à l'origine aux flux français, le recours à la facturation électronique a été généralisé, depuis le 1er juillet dernier, à toutes les opérations intracommunautaires, et aux opérations réalisées avec des entreprises établies hors de l'Union européenne, sous réserve du respect de certaines conditions.
* Quelle est la législation à prendre en compte dans le cadre de la mise en place d'un système de dématérialisation des documents comptables ?
Un même document comptable peut avoir plusieurs fonctions. Dans ces conditions, sa dématérialisation implique de prendre en compte l'ensemble des législations applicables afin de garantir la valeur probante des documents dématérialisés.
Ainsi, la facture a une valeur comptable et une valeur fiscale pour ce qui concerne la déductibilité de la TVA. En outre, elle a une fonction probatoire, a fortiori lorsque les conditions générales de ventes ou d'achats figurent au verso du document.
* Quels sont les pré-requis nécessaires à la dématérialisation des factures ?
Le déploiement d'une solution de dématérialisation des factures, quel que soit le procédé utilisé, doit être effectué à la fois chez le fournisseur, émetteur de la facture et chez le client, récepteur de la facture.
La solution doit être mise en place de façon bilatérale.
Dans ces conditions, la dématérialisation des factures ne peut s'effectuer qu'avec les clients souhaitant eux-même recevoir des factures dématérialisées ou pour des flux intra-groupe.
A cet effet, l'instruction administrative du 7 août 2003, prise en application des nouveaux textes, prévoit que le recours à la facturation électronique doit être préalablement accepté par le destinataire des factures. Cette acceptation doit être matérialisée dans un contrat ou à défaut, par l'octroi au destinataire des factures d'un délai raisonnable pour exiger une facture papier.
Il est évident que la dématérialisation présente plus d'avantages si le nombre de clients acceptant d'y recourir est important.
2. Le choix de la solution de dématérialisation
* Le déploiement d'une solution de dématérialisation de factures :
Depuis la loi de finances rectificative pour 2002 du 30 décembre 2002, il est possible de dématérialiser les factures selon deux procédés : l'Echange de Données Informatisées et l'utilisation d'une signature électronique. Ces nouvelles dispositions sont applicables depuis le 1er juillet dernier.
Les factures peuvent, sous réserve de l'acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique à la condition que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu soient garanties au moyen d'une signature électronique. En outre, le nouvel article 289 bis du CGI prévoit les modalités de dématérialisation des factures dans le cadre de l'EDI.
La dématérialisation des factures selon la norme EDI était déjà autorisée par l'administration fiscale. Le nouveau texte ne fait donc qu'entériner une pratique admise par l'administration fiscale. Dans ces conditions, les solutions de dématérialisation actuellement utilisées par les entreprises sont, semble-t-il, valides au regard de la nouvelle législation. Les entreprises déjà dotées d'un tel système peuvent le conserver.
Les factures dématérialisées conformément aux nouvelles dispositions tiennent lieu de factures d'origine au regard des droits à déduction de TVA.
Le choix d'un système de transmission des factures par voie électronique, sécurisées au moyen d'une signature électronique, semble à la fois plus simple et plus souple à mettre en place.
En outre, il est envisageable pour les entreprises d'externaliser la facturation électronique auprès de prestataires de dématérialisation. Un certain nombre d'opérateurs proposent, en effet, de procéder à la facturation électronique au nom et pour le compte de l'émetteur de la facture par l'utilisation d'une plate-forme de dématérialisation. Cette sous-traitance de facturation est désormais légalement admise.
* Le régime juridique applicable aux comptabilités informatisées :
Toute entreprise désirant tenir sa comptabilité au moyen d'un système informatique doit, afin d'en garantir la valeur probante, s'assurer que certaines conditions sont remplies.
Deux instructions, respectivement des 14 octobre 1991 et 24 décembre 1996, précisent les obligations incombant aux entreprises. Toute entreprise doit conserver les données traitées par des procédés informatiques qui concourent à la constitution d'enregistrements comptables ou à la justification d'un évènement ou d'une situation transcrite dans les livres, registres, documents, pièces et déclarations contrôlées par l'administration.
En outre, l'administration fiscale impose notamment aux entreprises de :
- détenir une documentation détaillée, exhaustive et fidèle
de la conception, de la réalisation, de l'exploitation et de
la maintenance de son système informatique,
- de maintenir pérenne cette documentation dans le temps, impliquant
que cette documentation évolue en même temps que l'évolution
des programmes et/ou du matériel informatique,
- de permettre au vérificateur de tracer le cheminement des données comptables au travers de son système informatique.
3. Le choix de la solution d'archivage
Les documents comptables dématérialisés n'ont de valeur probante que sous réserve de leur conservation, dans certaines conditions, par l'entreprise.
* Les obligations de conservation :
Les modalités de conservation des factures dématérialisées dépendent du système utilisé pour leur transmission.
Dans le cadre de l'utilisation d'une signature électronique, les factures doivent être conservées dans leur format original. L'impression sur papier avant l'archivage fait perdre à la facture toute valeur juridique et notamment empêche la déductibilité de la TVA.
En outre, la facture doit être conservée avec la signature électronique à laquelle elle est liée et le certificat électronique attaché aux données de vérification de signature électronique.
Cette obligation de conservation incombe tant à l'entreprise émettrice de la facture qu'à celle qui en est destinataire.
Dans le cas de l'utilisation d'un système de dématérialisation fondé sur l'EDI, les informations émises ou reçues doivent être conservées dans leur contenu originel. L'obligation de conservation porte sur l'intégralité du message facture émis ou reçu y compris les mentions non obligatoires.
S'agissant des documents et pièces justificatives de la comptabilité établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés pendant trois ans sur ce support et les trois années suivantes sur tout support.
* Les modalités d'archivage :
Il résulte des textes en vigueur que tous les documents comptables dématérialisés doivent faire l'objet d'une conservation dans leur forme originale sur support informatique pendant au moins trois ans. Le défaut de conservation, qu'il soit total ou partiel, est sanctionné par l'administration et peut notamment entraîner la remise en cause des déductions opérées en matière de TVA.
Aucun texte ne précise les modalités d'archivage de ces documents.
L'instruction administrative du 7 août 2003 prévoit simplement, en ce qui concerne les factures sécurisées au moyen d'une signature électronique, que la facture doit être archivée sous forme électronique dans un format qui permet de garantir l'intégrité et la pérennité de son contenu pendant toute la période de stockage.
Rien n'interdit le recours à un prestataire externe assurant les fonctions de tiers archiveur.
Plusieurs solutions sont actuellement proposées sur le marché.
Pour conclure : Les entreprises disposent désormais de l'ensemble des outils, tant juridiques que techniques, pour recourir à la dématérialisation de leurs documents comptables. Cette opération reste cependant complexe et doit être traitée comme un véritable projet par la direction financière.
© Frédéric Mascré - septembre 2003
