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L'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE (2ème partie)


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2. Comment archiver électroniquement un document afin de garantir sa valeur probante ?

L'intérêt de la mise en place d'un système d'archivage électronique réside dans la possibilité d'utiliser ultérieurement les documents issus de ce système notamment dans le cadre de contentieux.

En l'absence de cadre légal applicable à l'archivage électronique, plusieurs fondements juridiques peuvent être envisagés pour donner force probante aux documents archivés électroniquement.

* Le régime juridique des copies fidèles et durables

En cas d'archivage électronique des originaux sur support papier ou sur microformes, il convient de s'interroger sur la nature du document électronique issu du système d'archivage.

Ce document peut être considéré comme la copie électronique du document original.

A ce titre, il peut être admis comme preuve en justice sous réserve du respect de certaines conditions.

Ainsi, à défaut de précisions sur les modalités de l'archivage, il est possible de se reporter aux règles édictées par le Code civil qui définissent les caractéristiques que doivent présenter les copies pour être admises à la place des originaux.

L'article 1334 du Code civil prévoit que "les copies lorsque le titre original subsiste ne font foi que de ce qui est contenu au titre, dont la représentation peut toujours être exigée".

L'article 1348 du Code civil prévoit qu'une copie peut être présentée à la place d'un original notamment en cas de perte du titre par la suite d'un cas fortuit ou d'une force majeure (C.civ., art. 1348 al. 1) ou lorsque l'original n'a pas été conservé et que la partie présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable (C.civ., art. 1348 al. 2).

Ces dispositions sont souvent invoquées devant les juges pour reconnaître la force probante de photocopies 5.

L'article 1348 apporte une précision sur la notion de durabilité : "est réputée durable toute reproduction indélébile de l'original qui entraîne une modification irréversible du support" 6.

Le Code civil ne prévoit pas de définition de la notion de fidélité. Les débats qui ont entouré la loi du 12 juillet 1980, introduisant cet article dans le Code civil, précisent que la copie doit porter en elle les traces de toutes modifications ou altérations intervenues soit sur l'original avant sa reproduction soit sur la copie elle-même.

Pour faire application des dispositions de l'article 1348 al.2 du Code civil, il faut donc démontrer :
- que le titre original n'a pas été conservé,
- que la copie de l'original en est une reproduction fidèle et durable.

Les juges disposent d'un pouvoir souverain d'appréciation du caractère fidèle et durable de la copie par rapport au document original.

En raison des difficultés qui existent pour rapporter la preuve du caractère fidèle et durable, le recours à un expert est souvent nécessaire.

Pour l'heure, il n'existe pas encore de jurisprudence faisant application de ces dispositions à un document issu d'un système d'archivage électronique.

* L'état de l'art en matière d'archivage électronique

De façon générale, un document électronique peut être issu d'un processus de numérisation des documents sur support papier ou de microformes (documents dématérialisés), ou directement d'un processus informatique (documents natifs électroniques).

La norme NF Z 42-013, élaborée par l'Association Française de NORmalisation (AFNOR), s'applique indifféremment aux documents dématérialisés et aux documents natifs électroniques. Cette norme est une norme technique sur l'archivage électronique qui vise à créer un état de l'art en la matière.

Au niveau international, un projet de norme ISO sur l'archivage électronique est actuellement en cours d'élaboration.

Même si les exigences de fidélité et de durabilité, exposées ci-dessus, se retrouvent pour partie dans la norme NF Z 42-013, celle-ci n'a pas force de loi.

Cependant, il a été jugé que l'existence d'une norme permet de représenter un état de l'art dans le domaine auquel elle se rapporte (Cass. civ. 3ème ch., 4 février 1976, Bull. civ. III, n°49).

L'archivage électronique dans le respect des dispositions de la norme permet ainsi d'apporter des garanties et d'asseoir la conviction du juge dans le cas d'un litige sur la valeur probante d'un document issu d'un système d'archivage.

La norme NF Z 42-013, dans sa version révisée de décembre 2001, donne un ensemble de spécifications concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d'assurer la conservation et l'intégrité de ceux-ci.

Cette norme s'applique exclusivement aux systèmes informatiques comportant des équipements de stockage optique utilisant des supports de type non réinscriptibles (supports WORM) pour le stockage permanent de documents électroniques.

L'écriture des données sur des supports non réinscriptibles entraîne une transformation irréversible d'un ou plusieurs constituants de la couche sensible de ces derniers.

Le contenu d'un enregistrement stocké sur disque optique WORM ne pouvant être modifié, le document produit par un tel système peut vraisemblablement être considéré comme intègre et fidèle au document d'origine.

* Les conventions de preuve : un gage de sécurité

En l'absence de dispositions légales expressément applicables à l'archivage électronique de documents et de jurisprudence sur l'applicabilité du régime juridique des copies à l'archivage électronique, il reste plus prudent de recourir à des mécanismes contractuels complémentaires.

La convention de preuve est un contrat conclu entre entreprises ou entre entreprises et particuliers qui a pour objet de définir les modes de preuve admissibles entre les parties, la charge de la preuve et les modalités de règlement des conflits de preuve.

Elle permet de garantir la force probante des documents produits par un système d'archivage électronique.

Dans le cadre de ces conventions, les parties peuvent renvoyer à certains textes dont la norme NF Z 42-013 ou décider que l'archivage électronique s'effectuera sur d'autres supports que les disques optiques WORM prévus par la norme NF Z 42-013 (disque dur, CD RW, bande magnétique, etc.).

Leur validité est reconnue depuis plusieurs années par la jurisprudence 7.

La loi du 13 mars 2000 a consacré l'existence légale des conventions de preuve, sans toutefois en fixer les conditions de validité (C. civ., art. 1316-2).

Les juges disposent dans ces conditions d'un libre pouvoir d'appréciation.

Ces conventions de preuve ne doivent pas porter atteinte à des règles d'ordre public ainsi qu'aux dispositions légales et réglementaires sur les clauses abusives.


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